Когда компания только начинает свой путь на рынке и обзаводится первыми довольными клиентами, то для автоматизации хватает простой таблички в Excel. Но многие продолжают её вести по привычке и дальше, мол, работает — и хорошо.

Это приводит к тому, что компания сама тормозит свой рост и не даёт себе развиваться. Приходится останавливаться в развитии, выходить на какое-то плато и отстраивать эти тормозящие процессы заново. Если это сделать заранее, компания не потеряет темп и продолжит свой успешный путь на общем рынке. Рассказываем про 4 бизнес-процесса в автоматизация которых необходима почти каждой компании.

Бухгалтерский учет и налогообложение

Этот процесс важен для любой компании, независимо от ее вида деятельности. Даже для ИП, у которого появляется вдруг много клиентов, такой учёт становится проблемой, не говоря уже о компаниях покрупнее. Такая автоматизация сократит время на ведение документации, уменьшит количество ошибок и сильно улучшит качество отчетности. Даже если бы результатом была бы просто отчётность, оно всё равно бы того стоило. Дело в том, что ошибки в налоговой и бухгалтерской отчётности часто обходятся гораздо дороже указанных в них сумм.

При ручном учёте в Excel по старинке есть много проблем: устаревшие формы и формулы, неактуальные коэффициенты и слабые связи между данными. Проще говоря, те силы, которые нужно вложить в Excel для создания полноценного бухгалтерского софта, сильно больше тех, что нужны для автоматизации бухучёта :-)

Признаки того, что в компании нужна автоматизация бухгалтерского учета и налогообложения:

• Очень много документации. Бухгалтерский учет — это трудоемкий процесс, особенно когда компания работает с большим объемом документов. Чем больше документов, тем больше ошибок, которые можно в них делать, если всё составлять вручную.
• Проблемы с точностью учета. Прямое следствие предыдущего пункта. Ручное ведение бухгалтерского учета может приводить к ошибкам в расчетах и составлении отчетности. Дополнительная проблема в том, что без автоматизации выявить ошибку практически невозможно: кто будет перепроверять сложный файл с отчётностью, который две недели составляла команда бухгалтеров?
• Компания хочет повысить уровень обслуживания клиентов. Продуктивная и эффективная система бухгалтерского учета позволит быстро отвечать на запросы клиентов и выставлять счета. Чем раньше компания выставит счёт, тем раньше его, скорее всего, оплатят. Да и отслеживать оплату после интеграции гораздо легче.

Как лучше всего автоматизировать бухгалтерский учет и налогообложение?

Для такой автоматизации в бизнесе используют два вида софта:

1. Специализированные программные продукты для бухгалтерии и налогообложения — они упрощают бухгалтерский учет, налогообложение, а также подготовку отчетности. Сюда же относится всеми любимая 1С в любом своём виде — от простой УТ, до монстров со встроенной ERP-системой (про это ещё поговорим ниже).
2. Программное обеспечение для электронного документооборота — перевод документов в электронный вид сокращает время на их обработку и сводит к минимуму риски потери и повреждения документов. Даже если удалить их из системы, то останутся цифровые следы, да и восстановить из бэкапов можно любой нужный документ.

При выборе программы необходимо учитывать следующие факторы:

• Совместимость с уже используемым ПО (если нужна интеграция бухгалтерии с телефонией, то это будет просто, а если интеграция с внутренней BI-аналитикой — тут без интегратора не обойтись).
• Наличие необходимых функций для управления бухгалтерским и налоговым учетом. Если бизнес решает нестандартные задачи или работает в очень узкой нише, выбирать нужно особенно тщательно — не факт, что нужный функционал есть в каждой версии любой программы.
• Стоимость владения продуктом, включающую в себя стоимость лицензии, обслуживания, обучения персонала, настройки, внедрения, обновления, бэкапов, поддержки инфраструктуры — и ещё десяток-другой факторов.

Какие риски стоит иметь в виду при автоматизации бухучёта в компании:

Потеря данных. При переносе данных в новую систему могут возникнуть проблемы с их сохранением и, в итоге, выгрузкой неполной базы. Это может привести к потере документов и нарушениям в бухгалтерской отчетности. Наш совет: сделать перед переносом бэкапы всего, а после этого — сделать их ещё раз и сохранить в другом месте. Если не понадобятся — удалите, а если понадобятся, то хорошо, что копий будет несколько.

Несоответствие требованиям законодательства. Может оказаться так, что для компании нужен профильный софт для автоматизации бухгалтерского учета, в котором учитываются именно отраслевые особенности законодательства. Если за этим не следить (в том числе и за обновлениями), то это создаст дополнительные риски для компании. К обновлениям и изменениям в законах это тоже относится — сразу включайте все обновления в таких программах

Возможность хакерской атаки. Любая программа может иметь уязвимости, а это может привести к хакерской атаке и утечке некоторых важных данных. Совет тут ровно один: не жалейте сил на кибербезопасность — это, кстати, полезно, даже если вы не ведёте в бухгалтерии базу клиентов :-)

Управление заказами и складской учет

Может показаться, что это актуально только для тех, кто занимается розничной торговлей, но это не так. Учёт заказов — логичный этап развития компаний, которые растут и расширяют своё присутствие на рынке. Чем больше заказов, тем внимательнее их нужно обрабатывать — это логично, но некоторые упускают это из виду.

Автоматизация процессов торговли, учёта заказов и складских запасов позволит решить сразу много проблем:

• сократит время на обработку заказов;
• уменьшит количество ошибок;
• всегда покажет настоящее количество товаров на складе;
• позволит спрогнозировать нагрузку на менеджеров при распределении заказов.

Пример из практики положительного влияния на бизнес — компания, которая ввела автоматизированную систему складского учета и смогла сократить сроки обработки онлайн-заказов по всей России до 24 часов. Обратный пример — когда компания продолжает использовать устаревшую систему складского учета и теряет много денег на упущенных продажах из-за долгих сроков обработки заказов. Если в 2010 году было нормально предложить клиенту оставить телефон и перезвонить ему через несколько дней, то сейчас это выглядит максимально странно.

Когда стоит автоматизировать управление заказами и складской учет:

• Выросло количество товаров или стало много поставщиков. Без автоматизации управления может быть трудно проверять и запрашивать всю информацию обо всём, от чего в первую очередь зависят продажи.
• Сложные процессы управления цепочками поставок. При автоматизации таких процессов можно точно контролировать каждый этап доставки и выдерживать оговоренные с клиентами сроки поставок. Если система не позволяет в режиме реального времени видеть статус выполнения задачи каждым курьером — это плохой признак.
• Нужно снизить затраты на управление складом. Без автоматизации сотрудники будут тратить много времени на ручное управление всеми процессами. Это лишняя трата денег и ценных ресурсов компании, и лучше их потратить на автоматизацию :-)

Как лучше всего автоматизировать управление заказами и складской учет?

Для автоматизации управления заказами и складского учета можно использовать специализированное ПО:  WMS (Warehouse Management System) и OS (Ordering System).

WMS — это система управления складом. Она может повысить эффективность склада и управление им благодаря автоматизации процессов, оптимизации использования пространства склада и уменьшению времени на обработку заявок и доставку.

OS —  система управления заказами и запасами. С ней можно управлять заказами в режиме реального времени, контролировать процессы их обработки и управлять запасами. То, что нужно, когда нужно быстрое и относительно простое решение.

Управление отношениями с клиентами (CRM)

Если мы заглянем в словарь терминов, то увидим, что CRM (Customer Relationship Management) — это система управления отношениями с клиентами, которая помогает компаниям эффективно взаимодействовать с клиентами, контролировать и улучшать качество обслуживания и увеличивать продажи. Это значит, что как только вы перестали помнить всех своих клиентов по именам (а такое случается довольно быстро) — самое время переложить это на машину. 

Ещё такая автоматизация поможет руководству отслеживать качество обслуживания клиентов и постоянно его улучшать, основываясь на реальных цифрах, а не теоретических представлениях о клиентах. Менеджеры по работе с клиентами и менеджерами по продажам иногда преувеличивают свои достижения, а CRM беспристрастно оценивает работу каждого.

Для чего нужно автоматизировать управление отношениями с клиентами:

• Для улучшения качества сервиса и повышения удовлетворенности клиентов. Автоматизация управления отношениями с клиентами позволяет эффективно контролировать все запросы и проблемы клиентов, обеспечивая более быстрое и качественное обслуживание.
• Для увеличения продаж. При грамотном маркетинговом подходе это поможет компаниям точнее определять предпочтения клиентов и предлагать уникальные предложения и акции.
• Для работы с большой базой клиентов. Без CRM сложно заметить и отследить негативное общение с клиентами, и если так продолжится и дальше, то количество клиентов будет не расти, а падать.

Дополнительные функции CRM-систем, которые станут приятным бонусом:

1. Управление продажами — в CRM-системах можно упорядочить и отслеживать все продажи, выводить аналитическую информацию по продажам.
2. Маркетинг — сбор, анализ и использование маркетинговой информации и предоставление методов выбора целевой аудитории.
3. Сервисные услуги — решение проблем сервисного центра, таких как управление инцидентами, управление запросами на ремонт и управление гарантийным обслуживанием.
4. Аналитика  — отслеживание клиентского опыта и анализ данных.
5. Мобильность — использование системы на мобильных устройствах.

Что может пойти не так при автоматизации с помощью CRM

Недостаточная интеграция. Для нормальной и полноценной работы нужна интеграция всех бизнес-процессов компании с системой управления взаимоотношениями с клиентами. Если этого не сделать, CRM будет работать не в полную силу, но это не самое страшное. Хуже всего, что такая половинчатая интеграция будет тормозить развитие и мешать нормально работать с клиентами из-за нехватки или неправильной обработки данных.

Неудачное обучение сотрудников. Сотрудники могут отказаться от обучения работе с CRM-системой — это снизит ее эффективность и результативность в использовании. Ещё пример — внутренний саботаж, когда формально система используется, но все процессы идут мимо неё и всё делается как раньше. Вроде как все заняты, база клиентов ведётся, но она ни на что не влияет.

Нестыковки с бизнес-процессами компании. Иногда после начала работ  обнаруживается, что CRM-система может не соответствовать требованиям компании и не учитывает ее бизнес-процессы. Это явный признак того, что систему выбирали в спешке и не учли потребности бизнеса.

Невозможность адаптации. Некоторые CRM-системы не позволяют компаниям настраивать и расширять систему под собственные нужды. Сюда же можно отнести и отсутствие необходимых функциональных возможностей, когда система может не иметь необходимых инструментов для работы с компанией и ее клиентами.

Управление процессами ресурсов предприятия (ERP)

ERP-система — это комплексное ПО для управления различными процессами на предприятии. Сюда относится учет финансовых ресурсов, управление производством, управление кадровыми ресурсами и многое другое. Это уже уровень крупных компаний, заводов и федеральных сетей. Но иногда это может стать хорошей базой для тех, кто хочет быстрого роста за счёт сокращения всех издержек любого рода внутри компании.

Основные причины автоматизации управления ресурсами предприятия:

• Хочется (или нужно) улучшить управление своими ресурсами и процессами производства.
• Оптимизация ключевых операций компании, увеличений эффективности и сохранение важных и критичных для компании данных в едином месте.
• Если в компании есть сложная структура и большой объем данных, которыми необходимо управлять и принимать решения на их основе.

С какими проблемами может столкнуться компания при самостоятельном внедрении ERP-системы с нуля

ERP-система — сложный продукт, в который входит много разных подсистем, надстроек и дополнительного софта. Если у компании нет опыта внедрения ERP-систем, ей нужно уделить особое внимание таким потенциальным проблемам:

Высокие затраты. Внедрение ERP-системы может стоить от нескольких миллионов до сотен миллионов рублей, в зависимости от размера компании и сложности системы. Нужно чётко отдавать себе отчёт, зачем это делается и к каким результатам это приведёт. 

Недостаток квалифицированных сотрудников. Для успешного внедрения и использования ERP-системы у компании должны быть адекватные сотрудники, которые готовы и способны использовать новую систему. В противном случае, компания может столкнуться со сложностями в обучении, и тогда показать успешные примеры использования внутри компании будет просто некому.

Несовместимость с существующими системами. Нет полной совместимости → трудности при обмене информацией между системами → нет единой точки управления и принятия решений → деньги на ERP потрачены зря. 

Недостаточная интеграция. При внедрении ERP-системы необходима полная интеграция всех бизнес-процессов компании, которая может оказаться трудной и затратной задачей.

Низкая скорость работы. ERP-система может работать медленнее, чем существующая система, из-за сложности и большого объема информации. Если так происходит — нужно либо сменить систему, либо сразу модернизировать её для достижения необходимой скорости. Но это сразу увеличивает бюджет и удлиняет сроки внедрения.

Недостаток участия руководства. Руководство компании должно активно участвовать в процессе внедрения ERP-системы, иначе процесс может закончиться, так и не начавшись, или просто внедрение не даст вообще никаких результатов.