По статистике, 80% российских компаний в прошлом году использовали гибридный формат работы. Но можно ли полноценно работать, например, из дома и эффективно выполнять все рабочие задачи? Да, если подойти к организации цифровой рабочей среды с умом. О том, какие бывают интранет-порталы, чем они отличаются и как могут помочь бизнесу достичь новых высот рассказал Сергей Ковтун, генеральный директор ИТ-интегратора Notamedia.
Что такое интранет-портал
Интранет-портал — это корпоративная онлайн-платформа, которая помогает сотрудникам организовывать слаженную работу, обмениваться информацией и общаться друг с другом.
Первое появление интранетов для коммуникации внутри компании произошло еще в 90-х годах. Тогда порталы представляли собой простые внутренние сайты компании с форумами для общения, базами данных и файлов и лентой новостей для сотрудников.
Современные интранет-порталы позволяют переносить «в цифру» множество рабочих процессов и создавать виртуальные рабочие пространства. К ним можно подключать дополнительные функции, корпоративные приложения, собирать и анализировать данные о бизнес-процессах.
Интранет-порталы часто также называют корпоративными порталами (или сокращенно – корпорталами), хотя последний термин изначально шире. В этой статье я буду ставить между ними знак равенства и иметь в виду внутреннюю цифровую среду для организации работы всех сотрудников.
Виды интранетов
Существуют разные классификации интранетов. Одна из них подразделяет корпорталы по уровню зрелости и выделяет четыре вида:
- базовый — его используют 15% российских компаний (доступ к документам, контактам и корпоративным новостям);
- классический — 40% (есть возможность коммуникации с коллегами, участия в проектах и получения обучающих материалов);
- современный — 35% (расширенная аналитика, автоматизация почти всех процессов и глубокая настройка под задачи компании);
- диджитал-воркспейс — только 10% (хотя сейчас грань между диджитал-воркспейсами и современными корпорталами с многочисленными интеграциями постепенно стирается).
Базовый интранет: для тех, кому нужен минимум
Базовый интранет-портал — это информационная панель для сотрудников. Большинство подобных решений на сегодняшний день включают в себя стандартные функции:
Среда общения для сотрудников: единая платформа для рабочего и личного общения. Чаты, обсуждения задач, звонки помогают решать вопросы оперативно. Здесь доступен список всех сотрудников с информацией о должностях и отделах, что упрощает взаимодействие между филиалами.
Общая работа с документами: файлы, прикрепленные к задачам, доступны для совместной работы с сохранением истории изменений. Это удобно для согласования реквизитов, юридических вопросов и составления работ. Система поддерживает группировку документов по проектам, задачам и исполнителям, обеспечивая быстрый доступ к нужной информации.
Новостная лента и уведомления: изменения графика, переезды офисов, корпоративные мероприятия и прочие события из жизни компании.
Отслеживание задач и рабочего времени: классический интранет позволяет отслеживать рабочие часы и оценивать производительность сотрудников. Зафиксированное время работы помогает анализировать загрузку персонала и выявлять наиболее эффективные методы выполнения задач.
Корпорталы этого уровня чаще представлены облачными решениями, чем коробочными версиями. Они подходят бизнесу, у которого:
- штат состоит из 100−500 человек, а бизнес-процессы достаточно просты и не требуют индивидуальных подходов;
- есть потребность в базовом функционале, а дополнительные возможности непринципиальны или не планируются к использованию;
- работы по улучшению и развитию операционной части бизнеса обычно делегируются стороннему поставщику услуг.
Классический интранет: чем пользуется большинство
Классический корпортал включает в себя более широкий функционал. К базовым возможностям здесь добавляется:
Ведение проектов. Проектные задачи можно объединять в группы и использовать различные подходы к управлению проектами: канбан, диаграммы Ганта, чек-листы. Портал хранит документацию и статистику, предоставляя полную картину состояния проекта.
Автоматизация бизнес-процессов. Автоматизированные процессы (например, оформление нового сотрудника), позволяют упростить рутинные операции. Новые задачи создаются автоматически, и это ускоряет адаптацию сотрудников и соблюдение внутренних регламентов.
Обучение новых сотрудников. Для адаптации новичков создается отдельная база знаний с правилами работы, внутренними регламентами и необходимыми скриптами.
Классический интранет — это чаще всего коробочное решение с минимальными доработками (или вовсе без них). Такой подход оптимален для представителей среднего бизнеса, которым нужно навести прозрачность в процессах, упорядочить работу над проектами и привести работу каждого отдела к единым стандартам.
Современный интранет — полная автоматизация и аналитика
Такие корпорталы подразумевают индивидуальную настройку существующих решений под конкретные нужды компании или собственную разработку. Это может включать как адаптацию уже имеющихся функций, так и разработку уникальных модулей на основе необходимых возможностей.
Интранет такого уровня позволяет не только оптимизировать организационные процессы и увеличить эффективность коммуникации в команде, но и решить более сложные задачи бизнеса. Например, контролировать финансы, автоматизировать отчетность в вопросе оплаты труда и выплат в рамках соцпакета и даже уровень выгорания сотрудников.
Теперь посмотрим, что может предложить современный корпортал разным отделам и направлениям бизнеса. Именно такой уровень автоматизации мы используем в Notamedia.
Для HR и бухгалтерии
Используемое в нашей компании решение автоматически создает отчет для HR-отдела, в котором содержатся данные о вакансиях, принятых сотрудниках и тех, кто прошел испытательный срок. При найме нового сотрудника им автоматически создаются учетные записи в LDAP, предоставляющие доступ к почте, хранилищу документов, среде разработки (если это необходимо) и другим сервисам.
Расчет зарплаты тоже автоматизирован и учитывает все: рабочие часы, сверхурочные, отпуска, выходные, переносы задач и все остальное, что может влиять на итоговую сумму к выплате. Все платежи отображаются в ведомости и кешфлоу дивизиона, показывая доходы и расходы на ФОТ. Это экономит до 60% рутинной работы бухгалтерии и руководителей отделов.
Для отдела продаж
Если интегрировать корпоративный портал с CRM-системой, в интранете можно вести и отслеживать весь цикл проекта: от создания коммерческих предложений для клиента до реализации и мониторинга прогресса по проекту с подведением итогов.
При подготовке коммерческого предложения мы используем сметный калькулятор, который позволяет выбирать товары, услуги, ресурсы, учитывать налоги, срочность и риски. Смету можно выгрузить в документ для отправки клиенту или автоматически сформировать на ее основе веб-страницу с коммерческим предложением, таймлайном проекта и командой. Для удобства коммуникации на веб-странице можно создать чат, где клиент может задать уточняющие вопросы, или чат-бот для типовых запросов: например, отправки презентаций или кейсов.
Если клиент принял коммерческое предложение, ведение проекта продолжится в той же сделке с сохранением всей истории данных.
Для сотрудников
Компании отслеживают рабочее время сотрудников для распределения нагрузки и управления ресурсами. Важно не только учитывать часы, но и анализировать их в реальном времени, а не только раз в месяц. Простой пример, стандартная рабочая неделя разработчика длится 40 часов, но мониторинг времени выявляет перегрузку: к середине месяца один специалист отработал уже 110 часов из запланированных 160. Такая система помогает вовремя корректировать распределение времени и избегать переработок. Учет времени также важен для взаиморасчетов между отделами, планирования финансов и распределения ресурсов.
В нашем офисе используются методы подключения к внутренней сети и система контроля доступа (СКУД), чтобы отслеживать начало работы и время пребывания сотрудника в офисе. Эти данные сравниваются с заявленными часами в CRM-системе, а расхождения анализируются. Кроме количественных показателей учитывается удовлетворенность сотрудников, которую мы измеряем регулярными опросами на портале. Обратная связь помогает улучшить рабочие условия, так как сотрудники — ключевой ресурс нашей компании.
Современные интранет-решения особенно полезны в таких случаях:
- компания хочет автоматизировать все бизнес-процессы, чтобы снизить человеческий фактор и получить качественную аналитику обо всем, что происходит в компании;
- есть строгие требования к безопасности, и бизнес не готов доверить хранение данных внешним подрядчикам (соответственно, это означает развертывание на своих серверах);
- отрасль характеризуется высокой динамикой изменений, и крайне важно оперативно адаптироваться к ним, интегрируя новые процессы.
Диджитал-воркспейс — современный интранет с улучшениями
Разница между современным, качественно настроенным и интегрированным интранетом и диджитал-воркспейсом минимальна. Отличия могут быть в деталях реализации.
Самый частый пример такого воркспейса — удаленные рабочие места сотрудников банков и компаний с повышенными требованиями к безопасности организации рабочего места. Это означает повышенные требования к шифрованию при подключении и более частое использование ЭП для подписания внутренних документов.
Еще диджитал-воркспейсом часто называют интранет с глубокой интеграцией между всеми отделами компании — от кассиров до топ-менеджмента. В таких корпорталах, в зависимости от роли сотрудника, доступен различный функционал, например, у кассира появляется удобный интерфейс для продаж и работы с товарами, а у руководителей отдела — полный доступ к отчетности, графикам и эффективности подчиненных.
С одной стороны, это удобно для сотрудников, потому что они получают специализированные цифровые инструменты для работы, а с другой — сильно увеличивает стоимость разработки и внедрения таких решений, потому что каждый диджитал-воркспейс уникален и создается под конкретную компанию и ее бизнес-процессы.
Если вашему бизнесу нужна только полноценная аналитика, автоматизация и полная прозрачность во всех процессах, то современный, грамотно спроектированный и внедренный интранет будет оптимальным решением. Но если нужна полноценная защищенная цифровая среда со строгими требованиями ко внешней и внутренней безопасности при работе из любой точки мира или с полной персонализацией рабочего места каждого сотрудника, тогда имеет смысл задуматься над диджитал-воркспейсом.
Что в итоге
Какой вариант интранета выбрать — зависит от задач и целей компании. Если нужно общее хранилище документов, учет времени и простая общая среда для работы, то будет достаточно и базового корпоративного портала. Для управления проектами и начальной автоматизации лучше выбрать классический интранет.
Но если бизнесу необходим полный контроль над тем, что происходит внутри компании, снижение роли человеческого фактора и полноценная аналитика с поиском слабых мест (и возможными вариантами их устранения), стоит посмотреть в сторону современных корпорталов.
Источник: «Контур»
