Какие бывают цифровые системы

Современный бизнес построен на данных и автоматизации. Цифровые системы — это интегрированные программные решения, которые помогают компаниям управлять информацией, автоматизировать процессы и объединять сотрудников в единое рабочее пространство (по одному или нескольким профилям).

Главная задача цифровых систем — убрать ручную работу там, где она не нужна. Например, вместо заполнения таблиц в Excel и пересылки документов по почте системы автоматически собирают данные, анализируют их и передают между отделами. Это экономит время сотрудников и снижает количество ошибок.

С внутренней точки зрения бизнеса такие системы решают задачи, связанные с автоматизацией рутинных операций, управлением данными, взаимодействием между сотрудниками и контролем над ключевыми бизнес-процессами. Например, вместо того чтобы вручную обрабатывать заказы или согласовывать документы, компании используют инструменты, которые автоматизируют эти процессы. Это не только экономит время, но и снижает вероятность ошибок. 

При этом важно понимать, что иногда грань между цифровыми системами и платформами получается размытой. К примеру, это часто происходит с ERP-системами, которые настолько комплексно интегрируют в себя ключевые подходы к управлению ресурсами, что становятся полноценными платформами со своей экосистемой. В то же время есть часть систем (CRM или HR-системы), которые обычно сами становятся частью больших платформ, но из-за своей ограниченности в плане функционала не могут претендовать на самостоятельность в качестве полноценной платформы.

Сегодня мы рассмотрим часть цифровых систем, которые используются в бизнесе для решения разных задач:

• Системы для автоматизации бизнес-процессов (BPA)
• Корпоративные системы управления данными
• Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
• Системы управления ресурсами предприятия (ERP)
• Системы совместной работы и коммуникаций (корпорталы)
• Системы управления проектами

Системы для автоматизации бизнес-процессов (BPA)

Системы для BPA заменяют ручную работу сотрудников автоматическими алгоритмами. Они подходят для задач, которые повторяются по какому-то определённому сценарию: обработка документов, согласование договоров, проверка заявок. BPA-система сама проверяет данные по заданным правилам и передает их между отделами.

BPA работает по принципу конструктора. Сначала специалисты компании описывают существующий процесс — кто, что и в какой последовательности делает. Затем этот процесс переносят в логику системы, настраивают правила и автоматические действия. После запуска она сама ведет процесс по заданному сценарию.

Основные возможности BPA-систем:

• Маршрутизация документов между сотрудниками
• Проверка данных по заданным правилам
• Автоматическое заполнение форм и документов
• Отправка уведомлений участникам процесса
• Контроль сроков выполнения задач

BPA особенно эффективны в работе с документами. Например, при согласовании договора система сама проверит все необходимые поля, отправит документ нужным сотрудникам на подпись, проконтролирует сроки согласования и сообщит, если кто-то задерживает процесс.

В логистике BPA-системы автоматизируют работу с заказами. Когда поступает новый заказ, она проверяет наличие товара на складе, рассчитывает стоимость доставки, формирует документы и передает информацию в службу доставки. Если на каком-то этапе возникает проблема, система уведомляет ответственного сотрудника.

На финансовых процессах BPA помогает автоматизировать работу с платежами. Программа сама сверяет поступившие платежи с выставленными счетами, формирует акты, отправляет документы в бухгалтерию и контролирует оплату просроченных счетов.

Корпоративные системы для управления данными

Корпоративные системы для управления данными помогают бизнесу собирать, хранить, анализировать и использовать информацию для принятия решений. В условиях, когда данные становятся ключевым ресурсом, такие комплексы обеспечивают доступ к актуальной и достоверной информации для всех отделов компании. Это позволяет бизнесу быстрее реагировать на изменения рынка и принимать обоснованные решения.

Основная задача таких систем — объединить данные из разных источников в единое хранилище. Например, информация о продажах может поступать из CRM, данные о производстве — из ERP, а сведения о клиентах — из систем аналитики. ПО для управления данными структурирует эту информацию, устраняет дублирование и обеспечивает её доступность для анализа. Это особенно важно для крупных компаний, где данные часто хранятся в разрозненных местах.

Основные компоненты системы управления данными:

• Хранилище данных — централизованная база всей корпоративной информации
• Инструменты загрузки и очистки данных
• Средства анализа и визуализации
• Система распределения прав доступа
• Модули для создания отчетов

Такие системы позволяют быстро находить нужную информацию. Например, руководитель может увидеть продажи по всем регионам за последний год, сравнить эффективность разных отделов или проанализировать причины отказов клиентов. Все данные доступны в режиме реального времени через удобные дашборды. 

Ещё одна важная функция — поиск закономерностей в данных. Они используют алгоритмы машинного обучения, чтобы находить связи между разными показателями. Например, как погода влияет на продажи, какие товары часто покупают вместе или почему некоторые клиенты перестают пользоваться услугами компании.

Для работы с большими объемами данных такие решения часто используют распределенные вычисления. Они разбивают задачи на части и обрабатывают их параллельно на разных серверах. Это позволяет быстро анализировать терабайты информации и получать результаты за считанные минуты.

Корпоративные системы для управления данными также помогают бизнесу адаптироваться к изменениям. Например, при внедрении новых технологий, таких как искусственный интеллект или машинное обучение, такие системы становятся основой для разработки и обучения моделей. Они обеспечивают доступ к большим объёмам данных, которые необходимы для создания точных прогнозов и автоматизации процессов.

Системы для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)

CRM-системы (Customer Relationship Management) помогают бизнесу управлять взаимодействием с клиентами, улучшать обслуживание и повышать лояльность. Они централизуют всю информацию о клиентах: от контактных данных до истории покупок и обращений в поддержку. Это позволяет сотрудникам компании быстрее реагировать на запросы клиентов и предлагать персонализированные решения.

Основная задача CRM-систем — автоматизация процессов, связанных с продажами и маркетингом. Например, они помогают отслеживать воронку продаж, управлять коммуникациями с потенциальными клиентами и автоматизировать рассылки. Это особенно полезно для компаний, которые работают с большим количеством клиентов и хотят оптимизировать свои маркетинговые кампании. CRM также позволяют сегментировать аудиторию, чтобы предлагать каждому клиенту наиболее подходящие продукты или услуги.

В продажах CRM автоматизирует типовые действия менеджеров. Когда поступает новый лид, система сама создает карточку клиента, назначает ответственного менеджера и ставит задачи по обработке заявки. Она отслеживает сроки и напоминает о необходимых действиях: перезвонить клиенту, отправить коммерческое предложение, провести встречу.

Маркетинговые функции CRM позволяют сегментировать клиентов и делать персональные рассылки. Для этого она анализирует историю покупок, интересы и поведение клиентов, чтобы предложить им подходящие товары или услуги. Система также отслеживает эффективность рассылок и корректирует стратегию коммуникации.

Также CRM-система собирает данные для анализа работы отдела продаж. Руководители видят, сколько сделок в работе, на каком этапе они находятся, какие менеджеры справляются лучше других. Система строит прогноз продаж на основе текущих сделок и помогает планировать загрузку менеджеров.

Ещё одна важная функция CRM — улучшение взаимодействия между отделами. Например, отдел продаж может видеть, какие маркетинговые кампании привлекли клиентов, а служба поддержки — историю обращений каждого клиента. Это помогает избежать дублирования информации и улучшает координацию между командами.

Системы для управления ресурсами предприятия (ERP)

ERP-системы (Enterprise Resource Planning) предназначены для интеграции ключевых бизнес-процессов компании в единое целое. Они охватывают финансы, управление персоналом, закупки, производство и логистику. Основная задача ERP-систем — обеспечить прозрачность и контроль над всеми ресурсами компании, что помогает оптимизировать затраты и повысить эффективность.

ERP объединяет данные из разных отделов, устраняя необходимость работы с разрозненными системами. Например, финансовая информация из бухгалтерии автоматически синхронизируется с данными о закупках и производстве. Это позволяет руководству видеть полную картину происходящего в компании и принимать решения на основе актуальных данных. ERP-системы также помогают избежать дублирования информации и ошибок, связанных с ручным вводом данных.

Основные функции ERP включают:

• Управление финансами: учёт доходов и расходов, планирование бюджета, контроль платежей.
• Управление персоналом: учёт рабочего времени, начисление зарплат, подбор и обучение сотрудников.
• Управление закупками: контроль поставок, планирование заказов, анализ поставщиков.
• Управление производством: планирование выпуска продукции, контроль качества, управление запасами.
• Управление логистикой: оптимизация маршрутов, контроль доставки, управление складскими запасами.

Например, в производстве ERP контролирует весь цикл создания продукта. Когда поступает заказ, система проверяет наличие материалов на складе, при необходимости создает заявки на закупку, планирует загрузку оборудования и распределяет задачи между сотрудниками. Все движения материалов и готовой продукции автоматически отражаются в учете.

Если взять управление персоналом, то там ERP помогает вести кадровый учет, начислять зарплату, планировать обучение. Система хранит всю информацию о сотрудниках, отслеживает рабочее время, автоматически рассчитывает налоги и формирует необходимые документы.

ERP также помогают бизнесу адаптироваться к изменениям на рынке. Например, при расширении компании или выходе на новые рынки ERP-системы позволяют быстро масштабировать процессы и управлять ими из единого центра. Это особенно важно для компаний, которые работают в условиях высокой конкуренции и нуждаются в оперативном реагировании на изменения спроса.

Системы для совместной работы и коммуникаций (корпорталы)

Системы для совместной работы создают единое цифровое пространство для общения сотрудников. В этом плане корпорталы заменяют собой разрозненные каналы связи — почту, мессенджеры, звонки — и собирают все коммуникации в одном месте. И здесь корпорталы стоят уже на границе между системами и цифровыми платформами, так как объединяют в себе множество различных небольших систем и инструментов в едином интерфейсе для всех участников.

По сути, основная задача таких систем — создать общее пространство для коммуникаций и совместной работы. Например, вместо того чтобы пересылать документы по электронной почте или согласовывать изменения в разных версиях файлов, сотрудники могут работать над одним документом в реальном времени. Это не только экономит время, но и снижает риск ошибок, связанных с использованием устаревших версий.

Что чаще всего входит в функционал корпоративного портала:

• Обмен сообщениями: чаты, каналы для обсуждения, личные переписки.
• Видеоконференции: проведение онлайн-встреч с возможностью демонстрации экрана и записи.
• Совместная работа над документами: редактирование файлов в реальном времени, комментирование, контроль версий.
• Управление задачами: создание задач, назначение ответственных, отслеживание прогресса.
• Интеграция с другими системами: подключение CRM, ERP или систем для управления проектами.

Важная особенность таких систем (корпорталов) — их способность адаптироваться к изменениям в работе компании. Например, при переходе на удалённый режим работы порталы становятся основным инструментом для поддержания продуктивности. Они позволяют сотрудникам оставаться на связи, оперативно решать задачи и поддерживать командный дух, даже если они находятся в разных городах или странах.

Корпорталы также помогают бизнесу сохранять знания и опыт сотрудников. Например, обсуждения в чатах или документах могут быть сохранены и использованы для обучения новых сотрудников или анализа принятых решений. Это делает процессы в компании более прозрачными и упрощает передачу знаний между командами.

Системы для управления проектами

Проектные решения помогают организовать работу команд над задачами. Они хранят информацию о целях проекта, сроках, бюджетах и ответственных. Руководители видят общую картину всех проектов, а исполнители понимают свои конкретные задачи.

Основные функции проектных систем:

• Планирование задач и сроков
• Распределение ресурсов между проектами
• Контроль выполнения работ
• Учет времени и затрат
• Хранение проектной документации

Они позволяют разбивать проекты на задачи, назначать ответственных, устанавливать сроки и отслеживать прогресс. Это помогает избежать хаоса в управлении проектами и обеспечивает чёткое понимание того, кто, что и когда должен сделать. Проектные системы также предоставляют визуализацию процессов, такую как диаграммы Ганта или канбан-доски, что упрощает планирование и контроль.

Ещё одна задача таких решений — улучшить коммуникацию между участниками. Они предоставляют инструменты для обсуждения задач, обмена файлами и комментирования. Например, если у сотрудника возникает вопрос по задаче, он может оставить комментарий прямо в системе, и все участники проекта увидят его. Это снижает необходимость в длительных совещаниях и переписке по электронной почте.

При старте работы с проектной системой важно выбрать подходящий уровень детализации задач. Слишком подробное планирование требует много времени на поддержку системы, а слишком общее не дает нужного контроля. Нужно найти баланс, который подходит именно вашим проектам.