Отказы — составная часть найма на любой позиции. Отказываем мы регулярно, отказываем по разным позициям, сами получаем отказы от незаинтересованных кандидатов — и это абсолютно нормальный процесс.
«Неудачное» собеседование — это любое собеседование, которое не удовлетворило запрос бизнеса, или собеседование, после которого вакансия осталась не закрыта.
С другой стороны, собеседование, в котором мы сегодня не удовлетворили запрос кандидата или кандидат по различным критериям не подошел нам, через год или два может выстрелить с новой силой, где все сложится удачно для обеих сторон. Поэтому условные «неудачные» собеседования сегодня могут стать вкладом в будущее. И это зависит от того, как были выстроены процессы и взаимодействие. Как сблизиться с кандидатом, сохранить его лояльность и что в целом скрывается за собеседованиями с плашкой «отказ» — в статье Ксении Гарбузовой, руководителя отдела рекрутинга ИТ-интегратора Notamedia.
Стратегия работы с отказами
Независимо от критериев отказа и стороны, которая приняла это решение, важно придерживаться нескольких правил, позволяющих наладить контакт с кандидатом и сохранить доверительные отношения. Вот наши рекомендации для рекрутеров и всех, кто принимает участие в процессе найма.
Погружаться в бизнес-процессы компании
Какую проблему решает: некомпетентность рекрутеров, общение на разных языках с кандидатом.
Иногда именно плохая осведомлённость HR-сотрудника становится причиной отказов. Не потому, что кандидат или компания плохи сами по себе, а потому что сотрудник не понимает, кого ищет, не знает, что происходит в команде и не может дать ответ на простые вопросы о списании трудозатрат или наличии дейли-митингов.
Что нужно делать: изучать бизнес изнутри: плотно общаться с нанимающим менеджером, проектной командой, погружаться в базы знаний по проекту. На встрече — не обещать кандидатам то, в чем не уверены, и не вводить в заблуждение. Лучше уточнять у нанимающих менеджеров ответы на незнакомые вопросы от соискателей (и за счет этого глубже погружаться в бизнес-процессы).
Внедрять здоровый процесс подбора сотрудников
Какую проблему решает: кандидат сам отказывает компании из-за негативного впечатления от процесса найма или компании.
Интервью — не только этап отбора кандидатов, но и один из ключевых инструментов формирования бренда работодателя. Именно во время собеседования кандидат формирует свое мнение о компании, которое может повлиять на его решение о трудоустройстве и на репутацию вашего бренда.
Что нужно делать: для решения этой проблемы рекрутеру и нанимающему менеджеру необходимо работать в паре.
Рекрутеру стоит предварительно обсудить с нанимающим менеджером этапы и наполнение предстоящего процессинга — о чем и с кем кандидату предстоит пообщаться, а также обговорить правила коммуникации во время встречи. Присутствие рекрутера на каждом этапе тоже крайне желательно: это позволит погрузиться в профиль вакансии глубже и стать опорным мостиком для кандидата, если что-то пойдет не так (например, произойдут технические неполадки).
Нанимающим менеджерам на этапе брифа важно честно делиться своими ожиданиями от кандидата и стараться объективно оценивать рынок (в этом как раз может помочь рекрутер). Для интервью готовьте и согласовывайте темы заранее. Во время интервью будьте вовлечены в беседу, общайтесь с кандидатом на равных и не забывайте: успешное закрытие вакансии – это обоюдный выбор как компании, так и соискателя.
Именно грамотно проведенный процессинг помогает сформировать положительное впечатление о компании. Даже если кандидат не получает заветного оффера, качественно организованное собеседование может превратить его в сторонника бренда, который будет рекомендовать вашу компанию другим специалистам.
Давать обратную связь при любом решении
Какую проблему решает: рекрутер пропадает с обратной связью, кандидат томится в ожидании днями – и в дальнейшем негативно относится к компании, а в итоге страдает HR-бренд.
Обратная связь — та база, которой рекрутер не может пренебрегать. Возвращаться с обратной связью нужно, независимо от того, положительная она или отрицательная, потому что она является составной частью всего HR-бренда компании, а в некоторых случаях помогает его усилить.
Для предоставления обратной связи недостаточно только абстрактного понимания, что она нужна — необходимо вовлекать нанимающих менеджеров.
В Notamedia мы постоянно работаем над процессом выстраивания обратной связи от нанимающих менеджеров. Реалии бизнеса не всегда позволяют поставить этот поезд на рельсы мгновенно и навсегда, поэтому мы постоянно продолжаем совершенствовать этот процесс.
Как мы формируем обратную связь? Для финального решения по каждому направлению внедряем формы обратной связи, которые нанимающие менеджеры заполняют после собеседования. В каждой форме — критерии оценки, которые мы оговорили заранее, а также поле для комментариев. Эти формы доступны для просмотра и дальнейшей работы рекрутера при формировании обратной связи кандидату.
Если по какой-либо причине обратная связь не может быть описана в развернутом виде, обозначить финальное решение кандидату все равно нужно: укажите тезисно причины отказа и придерживайтесь дружелюбного тона при общении. Возможно, именно это сообщение с отказом поможет кандидату обратить внимание на недостающие навыки и прокачать их.
Что делать, если кандидатов много, а я один? Так как наша практика направлена на персонализированный подход с развернутой обратной связью, мы не можем автоматизировать этот процесс (и это один из тех примеров, когда искусственный интеллект не заменит человеческих отношений). Мы регулярно выделяем в календарях слоты, чтобы задача на предоставление обратной связи была зафиксирована и визуально обозначена — так проще отследить каждого кандидата, к кому необходимо вернуться, и никого не «потерять».
Правила корректной обратной связи
- Не молчите! Расскажите, почему отказали: говорим максимум про hard skills, минимум про soft skills — и только положительное.
- Поделитесь, что можно улучшить: опираемся исключительно на факты и в идеале используем принцип «сэндвича»: сильная сторона / зона роста / сильная сторона.
- Предлагайте остаться в базе кандидатов: это будет служить мостиком для продолжения диалога спустя какое-то время.
Использовать инструменты автоматизации
Какую проблему решает: отсутствие структурированной истории общения с кандидатом.
ATS — это система автоматизации подбора персонала, которая помогает отслеживать процесс по каждой открытой позиции. На рынке есть много решений, способных экономить рекрутерам время, уменьшать рутину и непосредственно влиять на эффективность найма.
Одно из преимуществ при использовании ATS — хранение истории коммуникации по каждому кандидату в виде хроники: этапы, даты, комментарии и, конечно, обратная связь.
Когда мы решаем «коснуться» того кандидата, с кем ранее уже велось общение, однозначно будет полезно иметь возможность актуализировать историю взаимодействия с ним, опираясь на предыдущие процессинги (а иногда не просто актуализировать, а вовсе познакомиться с нуля — возможно, вы в компании еще даже не работали).
Хорошим тоном считается фиксировать развернутую обратную связь по каждому этапу: мысли, сомнения, комментарии — именно они в дальнейшем помогут принять решение о том, имеет ли смысл приглашать этого человека на собеседование второй раз.
Поддерживать персональный контакт с кандидатами
Какую проблему решает: социальная замыленность, множество социальных связей, отсутствие тёплого контакта.
Субъективный пункт, но все же. Вежливостью и хорошим тоном в современном рекрутинге считается поддержание коммуникации в формате смол-токов: поздравить с днем рождения или другим значимым событием, отреагировать на историю или написать комментарии под постом в социальных сетях.
Вроде бы действительно банальная вежливость, но именно она поможет выделиться среди множества компаний и оставаться в одном информационном поле. Поэтому сохраняйте контакты, отмечайте важные даты и интересуйтесь успехами.
Возвращаются ли в Notamedia соискатели?
Да, и делают это регулярно. Команда подбора тоже часто перебирает резерв кандидатов, связывается с бывшими «отказниками» и предлагает рассмотреть новую вакансию.
Ежемесячно мы получаем несколько таких писем от кандидатов «из прошлого»: люди, с которыми мы процессились ранее, тепло отзываются о прошедших встречах и сообщают о своем обновленном статусе поиска.
Один из последних примеров — кандидат, с которым мы общались в уже далеком 2022 году. В нашей ATS, перебирая кандидатов по ключевым словам, я обнаружила его: точное попадание в наш профиль по резюме, пройденный процессинг с классной обратной связью – но в финале, увы, отказ от оффера по личным причинам. Связавшись с ним, почти сразу мы получили ответ: специалист вспоминает с теплом наш процессинг и благодарит за общение.
Считаем ли мы это хорошим примером? Конечно. На собеседование с этим кандидатом мы не вышли, потому что он только недавно получил повышение в текущей компании и не был готов был с ней расставаться. Но мы получили честную и классную обратную связь и поняли, что все делаем правильно: штат ежегодно растет, текущие соискатели активно вовлечены и отмечают профессионализм нашей команды.
Выводы
Мы рассказали 5 простых шагов, которые помогут улучшить процесс рекрутинга в вашей компании. Но несмотря на их простоту, это длительная и сложная работа по улучшению найма, непрерывному обучению и росту и выстраиванию опорного моста для связи с кандидатами, которые уже были вашими гостями в роли соискателей.
Сохранение дружественных отношений с кандидатами — это не просто акт вежливости, это полноценная инвестиция в будущее, которая со временем окупается через укрепление бренда работодателя, расширение профессиональных связей и формирование пула лояльных кандидатов.
Источник: The HRD
