Обсудим ваш проект?

Заполните короткую заявку и мы свяжемся с вами

Нажимая кнопку, вы подтверждаете свое согласие на обработку персональных данных и ознакомлены с политикой конфиденциальности

Обсудить ваш проект

Путин 2018

CRM для автоматизации обработки
анкет волонтеров

Выборы президента традиционно привлекают массу волонтеров, но информация часто недостоверна или вовсе теряется. Мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему для автоматизации обработки анкет волонтеров.

О проекте

Выборы президента — главное политическое событие страны. Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной. Для автоматизации обработки анкет волонтеров, мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему.

Цели и задачи

Раньше, чтобы стать волонтером, кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках, либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах. При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:

Приём заявок
Проверка данных
Собеседование
Телефонное
интервью
Подписание договора
Постановка задач
волонтёру онлайн

Мы предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.

1
Автоматизация работы предвыборого штаба.
2
Создание единой точки входа для обращений.
3
Фильтрация ботов и недоставерных
заявок.
4
Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.

Выбор платформы

Для решения этих задач мы выбрали «Битрикс24». У нас уже есть многолетний успешный опыт работы с этой платформой. Разработчики нашего агентства точно знали, что возможности платформы гарантируют отличный результат.

  • Надёжность решения выбранной системы.
  • Высокая скорость и низкая стоимость внедрения.
  • Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям.
  • Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.
  • Возможность кластеризации и высокая производительность при серьезных нагрузках.
  • Высокий уровень защищенности, взломоустойчивости всей системы и ее отдельных модулей.

Ход работы

Внедрение и адаптация CRM-системы для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.

Разработка концепции
решения
Тестирование
системы
Внедрение в работу
сотрудников штаба
Масштабирование
на всю Россию
Сложности, с которыми мы столкнулись:
1
Нужно было адаптировать решения для задач избирательной кампании.
2
Требовалось обучить сотрудников штаба работе с новым продуктом.
Что сделали?
Настроили решение для работы штаба

Пришлось убрать «лишние кнопки» CRM-системы. И настроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.

Подробно описали работу с CRM - системой

Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, мы подготовили подробную инструкцию со скриншотами.

Обучили сотрудников

Мы научили пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и выполняли роль техподдержки.

На разработку и внедрение CRM-системы понадобилось 2 недели. Система вместе с сайтом предвыборной кампании кандидата в президенты Владимира Путина запустились 15 января 2018 года.

Решение для работы с волонтёрами

Кандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. После заполнения формы волонтер получал SMS с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона. Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.

Обработка заявок

CRM-система оптимизировала прием заявок с сайта от потенциальных волонтеров (лидов).

1
Получала лиды с сайта избирательного штаба.
2
Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов.
3
Конвертировала лид в контакт для работы.

После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком. Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.

Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.
  • Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование.
  • После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование». А назначенная дата появлялась
    в календаре.
  • После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный
    контакт.
  • Координатор определял задачи волонтера.
Распределение доступа
к информации

Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.

Статистика
и отчёты

Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.

Результаты

Менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч добровольцев из всех регионов России. Это сделали мы:

1
Автоматизировали работу предвыборного штаба — создали единое окно для сбора заявок потенциальных волонтеров.
2
Снизили нагрузку и упростили работу сотрудников избирательного штаба.
3
Обеспечили штаб оперативной статистикой.