Путин 2018

CRM для автоматизации обработки
анкет волонтеров

Выборы президента традиционно привлекают массу волонтеров, но информация часто недостоверна или вовсе теряется. Мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему для автоматизации обработки анкет волонтеров.

Выборы президента — главное политическое событие страны. Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной. Для автоматизации обработки анкет волонтеров, мы предложили нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему.

Цели и задачи

Раньше, чтобы стать волонтером, кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках, либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах. При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:

Приём заявок	Проверка данных	Собеседование
Телефонное интервью	Подписание договора	Постановка задач волонтёру онлайн

Мы предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.

Автоматизация работы предвыборого штаба.

Создание единой точки входа для обращений.

Фильтрация ботов и недоставерных
заявок.

Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.

Выбор платформы

Для решения этих задач мы выбрали «Битрикс24». У нас уже есть многолетний успешный опыт работы с этой платформой. Разработчики нашего агентства точно знали, что возможности платформы гарантируют отличный результат.

Надёжность решения выбранной системы.
Высокая скорость и низкая стоимость внедрения.
Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям.
Разработка инструмента для сбора статистики и учёта.
Возможность кластеризации и высокая производительность при серьезных нагрузках.
Высокий уровень защищенности, взломоустойчивости всей системы и ее отдельных модулей.

Ход работы

Внедрение и адаптация CRM-системы для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.

Разработка концепции
решения

Тестирование
системы

Внедрение в работу
сотрудников штаба

Масштабирование
на всю Россию

Сложности, с которыми мы столкнулись:

Нужно было адаптировать решения для задач избирательной кампании.

Требовалось обучить сотрудников штаба работе с новым продуктом.

Что сделали?

Настроили решение для работы штаба

Пришлось убрать «лишние кнопки» CRM-системы. И настроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.

Подробно описали работу с CRM - системой

Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, мы подготовили подробную инструкцию со скриншотами.

Обучили сотрудников

Мы научили пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и выполняли роль техподдержки.

На разработку и внедрение CRM-системы понадобилось 2 недели. Система вместе с сайтом предвыборной кампании кандидата в президенты Владимира Путина запустились 15 января 2018 года.

Решение для работы с волонтёрами

Кандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. После заполнения формы волонтер получал SMS с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона. Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.

Обработка заявок

CRM-система оптимизировала прием заявок с сайта от потенциальных волонтеров (лидов).

Получала лиды с сайта избирательного штаба.

Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов.

Конвертировала лид в контакт для работы.

После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком. Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.

Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.

Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование.
После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование». А назначенная дата появлялась
в календаре.
После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный
контакт.
Координатор определял задачи волонтера.

Распределение доступа
к информации

Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.

Статистика
и отчёты

Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.

Результаты

Менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч добровольцев из всех регионов России. Это сделали мы:

Автоматизировали работу предвыборного штаба — создали единое окно для сбора заявок потенциальных волонтеров.

Снизили нагрузку и упростили работу сотрудников избирательного штаба.