Россия

129085, Проспект Мира,
д. 101, стр. 1

Обсудим ваш проект?

Корпоративный портал научного подразделения «Росатома»

Доработка внутреннего корпоративного портала и автоматизация бизнес-процессов

О проекте

Notamedia развивает функционал и дорабатывает корпоративный портал АО «Наука и инновации» – научного подразделения «Росатом» – для оптимизации бизнес-процессов компании и сокращения трудозатрат сотрудников

Заказчик

АО «Наука и инновации» – управляющая компания научного дивизиона Госкорпорации «Росатом»

Компания координирует деятельность научных институтов и центров, которые проводят исследования в области ядерной физики, водородной энергетики, новых материалов и других направлений.

Среди основных задач компании до 2030 года — увеличение конкурентоспособности российской продукции и услуг на атомном энергетическом рынке и в сфере радиационных проектов.

Контекст и проблема

Деятельность 11 научных институтов и центров координируется на одном корпоративном портале

Как это работало раньше

АО «Наука и инновации» координирует работу нескольких научных организаций. Это значит, что необходимо отслеживать множество бизнес-процессов, анализировать эффективность каждого подразделения и отдела.

Раньше данные приходилось собирать и вводить вручную по каждому направлению, включая время работы сотрудников для расчёта выплат и учёта трудозатрат.

Также не хватало коммуникации и связи между отделами и сотрудниками, что затрудняло решение некоторых задач. Большая часть бизнес-процессов контролировалась в ручном режиме, это также приводило к замедлению работы над некоторыми проектами.

Как заказчик сформулировал проблему

Доработать корпоративный портал для удобства внутренней коммуникации сотрудников, настроить ключевые бизнес-процессы и систему автоматического сбора и загрузки данных для учёта выполненных задач и рабочего времени.

Цель разработки

Корпоративный портал должен помочь сотрудникам АО «Наука и инновации» эффективно решать бизнес-задачи и упростить сбор ключевых внутренних данных

Задача Notamedia — доработать и настроить корпортал так, чтобы им было удобно пользоваться как сотрудникам, так и руководителям компании. Для этого необходимо было собрать, проанализировать и формализовать основные бизнес-процессы и автоматизировать их на интранет-портале.

Этапы создания платформы

Разработка нового функционала реализована в кратчайшие сроки – за 2 месяца: с марта по май 2023 г.

Провели серию интервью со всеми участвующими в проекте руководителями и менеджерами и собрали информацию по бизнес-процессам, которые необходимо автоматизировать

  • Проанализировали и отрисовали текущие бизнес-процессы;
  • Выявили направления для улучшения бизнес-процессов;
  • Спроектировали архитектуру, описали ролевые модели для каждого процесса.

Формализовали ролевые модели и настроили справочники

  • Создали/дополнили разделы и справочники в системе;
  • Разработали ролевую модель и добавили уведомления по ключевым процессам;
  • Обновили структуру подразделений компании;
  • Разработали табель распределения рабочего времени, а также бизнес-процесс его формирования и согласования;
  • Реализовали системы согласования/отклонения по ролевой модели;
  • Настроили систему формирования комментариев при возвращении отчета на доработку.

Настроили систему учёта рабочего времени и загрузки-выгрузки файлов с отчётами

  • Настроили проверку на предмет суммарного распределения 100% рабочего времени по каждому сотруднику с блокировкой отправки на согласование;
  • Реализовали возможность отзыва согласования/отклонения руководителями табеля распределения рабочего времени;
  • Добавили возможность финальной выгрузки файла, а также фильтрации по объектам учёта, по которым будет формироваться распределение табеля рабочего времени с последующей выгрузкой в табличный файл.

Составили и актуализировали документацию по работе с порталом

  • Модель угроз и нарушения ИБ;
  • Руководства пользователя, администратора, администратора ИБ;
  • Матрицу доступа;
  • Сведения о результатах категорирования для ФСТЭК России и др. документацию.

Планы по развитию портала

В настоящее время работа
над порталом продолжается и уже известны следующие шаги
для улучшения его функционала

  • Импорт дополнительный файлов и отчётов для интеграции данных в систему;

  • Создание более удобной системы загрузки и отображения сотрудников на публичной странице;

  • Разработка и внедрение 5 новых разделов;

  • Логирование вносимых изменений и изменения исторических данных;

  • Оптимизация процессов, выполняемых вручную в настоящее время.

Технологический стек

Ядро

Программный продукт 1С-Битрикс: Корпоративный портал 21.400.300

Доработка платформы

Языки программирования JS, vueJS, React, PHP, Python

Особенности разработки

Главная особенность проекта — полностью закрытый внутренний контур компании

Госкорпорация «Росатом» уделяет особое внимание информационной безопасности, поэтому внутренние ресурсы компании, включая корпортал, доступны по локальной сети, которая физически находится на территории АО «Наука и инновации». Это значит, что во время доработки и настройки внутренней инфраструктуры портала команда разработчиков Notamedia должна была находиться на территории заказчика. 

Также во время доработки корпортала мы увидели активный интерес со стороны других отделов и подразделений на автоматизацию бизнес-процессов. Это повлияло на текущие задачи — менеджеры и руководители увидели новые возможности по цифровизации и предлагали улучшения процессов во время доработок. Это помогло точно учесть все требования заказчика и настроить платформу для максимально эффективной работы.

Отзыв клиента
«Корпоративный портал после доработок вышел за рамки простого справочника сотрудников. Теперь, когда его возможности расширились, он используется как звено экосистемы цифрового офиса в управляющей компании дивизиона. Также это стало удобным инструментом контроля достижения поставленных целей в рамках реализуемых проектов».
Федичкин Денис
Руководитель службы ИТ и цифровизации АО «Наука и инновации»

Результат

Мы оптимизировали ключевые внутренние бизнес-процессы АО «Наука и инновации», сократили трудозатраты сотрудников и упростили процесс сбора и составления отчётов

Руководство компании получило инструмент, который отражает трудозатраты и эффективность в разрезе сотрудников, поздразделений и компании в целом. 

Один из важных результатов текущих доработок — радикальное сокращение времени и усилий на формирование итоговой выгрузки, которая содержит распределение табеля рабочего времени по ролевой модели, которую используют ответственные за этот процесс.

Построение и доработка внутренней корпоративной системы такого уровня в закрытом контуре — сложная техническая и организационная задача. Наша команда снова продемонстрировала свой профессионализм, выполнив все задачи в срок и реализовав весь запланированный функционал. Также хочется отметить помощь со стороны АНО «Наука и технологии», которые непосредственно участвовали в построении бизнес-процессов и оперативно давали качественную обратную связь на каждом этапе.
Илья Юрасов
Директор дивизиона Digital-интегратора Notamedia
Следующий кейс
Интегратор
Varroc Group