Технически, корпортал — это информационная система, доступная только сотрудникам, где происходит вся внутренняя жизнь компании. Если грамотно подойти к выбору возможностей и внедрению корпоративного портала, то компания может существенно увеличить свои бизнес-возможности (например, оптимизировать время работы над задачами), а сотрудники — получить удобную среду для работы.
Можно сказать ещё так: корпоративный портал — это перенос «в цифру» обычного офисного общения и рабочих процессов, только с более удобными возможностями.
Илья Юрасов, директор дивизиона в Notamedia.Integrator, сделал обзор основных возможностей корпоративного портала и рассказал, какие задачи бизнеса можно решить этим инструментом. В статье речь пойдёт о корпорталах на базе популярной российской системы Битрикс24. Она отлично показала себя при внедрении и настройке в самых разных отраслях бизнеса.
Как устроен корпоративный портал
Но также корпортал может быть «цифровым двойником» ключевых процессов в компани и автоматизировать различные бизнес-процессы: финансовый менеджмент, кадровый документооборот, управление задачами и рабочим временем, системы HR-аналитики, процессы выпуска пропусков, открытия больничных, базу знаний, BI-систему и ещё десяток-другой не менее важных процессов. Здесь всегда важно отталкиваться от задач, которые хочет решить компания с помощью корпортала, чтобы он стал полноценным рабочим инструментом, а не телефонным справочником сотрудников.
У каждого сотрудника есть свой логин и пароль, который нужен для доступа к сайту, причём войти в него можно из любой точки мира и с любого устройства — главное, чтобы был доступ к интернету. Часто в компаниях ещё делают так — настраивают доступ к корпорталу только из сети компании. В этом случае пароль не нужен, а авторизация происходит через доменную систему организации.
В зависимости от должности и роли сотрудника, у него есть свои уровни доступа к разным материалам: одни могут видеть только свои задачи и общие документы, другие — статистику и аналитику по отделу в целом, третьи — все финансовые документы и так далее.
Основные возможности корпортала
Среда общения для сотрудников
Так как корпортал — это цифровая среда для виртуальной жизни компании, в нём есть все инструменты для рабочего и личного общения:
-
групповые и индивидуальные чаты
-
рабочие обсуждения задач внутри самих задач
-
аудио- и видеозвонки
Смысл в том, чтобы предоставить всем единый инструмент для общения внутри компании. Этим же решается и ещё одна проблема больших коллективов: неизвестно, как связаться с сотрудником, работающим в другом отделе или филиале. На корпортале доступен список всех сотрудников с указанием должности, отдела и профиля работы, поэтому всегда можно найти нужного человека.
Пример среды общения для сотрудников — Система внутриведомственного информационного взаимодействия Министерства культуры РФ
Общая работа с документами
Часто бывает так, что внутри одной рабочей задачи документ может попадать в разные отделы: с одними нужно согласовать реквизиты, с другими — юридические вопросы, с третьими — состав и количество работ.
Корпоративный портал решает эту проблему: каждый документ можно прикрепить к задаче и работать с ним прямо внутри портала. При этом сохраняются все преимущества облачного сервиса: совместная работа и история версий. А ещё все документы могут быть сгруппированы и по задаче, и по проекту, и по исполнителю — это помогает найти всю информацию по каждой проблеме. Также можно выставить разные уровни доступа — например,если сотрудник работает программистом, то у него не будет доступа к бухгалтерской документации.
Настройка работы с документами на интранет-портале для контроля отчётности дилеров Hyundai
Новостная лента и единая точка оповещений
Иногда компании бывает нужно сообщить что-то важное сразу всем:
-
изменения в графике работы
-
дату переезда в новый офис
-
правила отправки счетов на оплату
-
точку сбора на поход выходного дня
В этом случае достаточно подготовить всего одно сообщение, выложить его на корпортал и уведомить каждого встроенными оповещениями. При желании можно даже сделать «отметку о прочтении», чтобы убедиться, что сообщение дошло до коллег. А ещё корпортал часто используется как новостная лента в широком смысле — для поддержания корпоративной культуры, анонсов мероприятий, поздравлений сотрудников и т.д.
Реализация новостей на портале «Общество врачей России»
Отслеживание задач и рабочего времени
-
фиксирование времени начала и окончания рабочего дня
-
учёт общего времени на работу над задачей
-
анализ загрузки и рабочего времени в разрезе дня, недели или месяца
-
оценка результативности каждого сотрудника в зависимости от количества выполненных задач.
Каждая задача на корпортале фиксирует любое изменение внутри себя, в том числе и время, которое сотрудник потратил на задачу. При таком подходе становится легко понять по количеству закрытых задач, кто действительно работает, а кто только делает рабочий вид.
Цифровое рабочее место сотрудника компании IBS
Ведение проектов
Возможность сгруппировать задачи в зависимости от направления деятельности или вовлечённых сотрудников позволяет держать проекты под контролем на каждой стадии. При этом виды организации и ведения проектов могут быть разными, в зависимости от специфики бизнеса или направления: канбан, диаграмма Ганта, чеклист, списки и так далее. Внутри проекта может быть сколько угодно задач, которыми занимаются разные сотрудники, но при этом для проекта доступна вся статистика, что и для задач — как по времени, так и по эффективности.
Также корпортал позволяет хранить все документы, относящиеся к проекту, прямо внутри этого проекта — так участники смогут в любой момент получить к ним доступ и работать с ними.
Ведение проектов в корпоративной сети ТВ Центра — общероссийского федерального телеканала (этот проект мы разработали с нуля, но большинство тех же задач можно решить также и на базе Битрикс24)
Автоматизация бизнес-процессов
Когда все задачи в компании ведутся и учитываются на портале, можно перейти на следующий уровень управления: автоматизировать рутинные процедуры и настроить бизнес-процессы. Например, при оформлении на работу нового сотрудника у специалиста HR-отдела на портале появляются новые задачи. Они возникают автоматически после добавления сотрудника на портал с пометкой «Новый»:
-
Сделать фото для корпортала
-
Оформить заявку на постоянный пропуск
-
Оформить зарплатную карту
-
Подписать договор
-
Получить две неформальные цветные фотографии для корпоративного мессенджера
-
Получить почтовый домашний адрес с индексом
-
Получить информацию о детях, если они есть
Пример автоматической карточки с задачами в Нотамедиа. Как только эта задача будет выполнена, запустится новый бизнес-процесс по адаптации сотрудника в компании.
Это самый простой пример автоматизации. В больших компаниях в бизнес-процессе может участвовать десяток сотрудников и появляться десятки новых задач — всё для того, чтобы система сама напоминала, что нужно делать дальше.
Обучение новых сотрудников
Когда в компанию приходит новый сотрудник, ему нужно многое рассказать:
-
рассказать о правилах работы в компании
-
познакомить с коллективом
-
дать почитать внутренний регламент
-
дать все скрипты и шаблоны работы
-
объяснить, как пользоваться документами и порталом в целом
Всё это можно сделать отдельной папкой на корпортале и предоставлять автоматический доступ для всех новичков. А чтобы они точно это изучили, система создаст несколько задач — в них нужно будет отчитаться об изученных материалах и подтвердить их получение. Ещё вариант — создать на портале единую корпоративную базу знаний со всеми регламентами и материалами, которой могут пользоваться все: от разработчиков до маркетологов.
Медиапортал «СИБУР» (3 место Tagline Awards в 2018 году в номинации «Интранеты/Вовлечение»)
Каким компаниям нужен свой корпоративный портал
Если говорить о численности, то стартовая точка для использования корпортала — 5-6 сотрудников. Всё, что меньше, обычно самоорганизуется в чатах и мессенджерах, и каждый из участников сам следит за своими задачами. В таких небольших коллективах нет смысла использовать полноценный корпортал — он не даст заметного прироста эффективности, но потребует дополнительных сил на ведение дел внутри него.
В компаниях, где больше 10 сотрудников, имеет смысл подумать о базовой версии корпортала, без дополнительных надстроек — этого уже будет достаточно для ведения всех дел в едином информационном пространстве. При этом неважно, работают ли все сотрудники в офисе или находятся на удалёнке — корпортал здесь служит не как точка общения, а как инструмент стандартизации бизнеса.
Если в компании больше 50 сотрудников, то корпоративный портал сможет существенно повысить качество работы и снять нагрузку с руководителей среднего и высшего звена за счёт автоматизации многих бизнес-процессов. При этом компания получает все преимущества цифровизации бизнеса: прозрачную отчётность, контроль над задачами и более эффективную работу ценных сотрудников. При необходимости, возможности корпортала могут быть расширены за счет CRM-системы, модулей ЭДО и ЭКДП, управления финансами, отчетности, HR-аналитики и других. О том, как это реализовать на практике и какие задачи позволяет решать — в следующих материалах.
